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Intranet: Acceso Autorizado: Compras y Logística.
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l. Puesto: Asistente de Compras. ll. Objetivo del Puesto: Realizar las compras de productos y materiales al mejor precio,con la mejor calidad y oportunamente para el buen funcionamiento de la compañia. Sera parte de la Misión del puesto trabajar en coordinación con todos los demas departamentos.
lll. Reporta a: Dirección General > Dirección Comercial > Contabilidad >Compras y logística> Operaciones lV. Funciones y Responsabilidades:
V. Reportes: Reportes mensual de estadisticas de Compras a Proveedores Acumulativas Formato (1) Reporte Semanal de Pagos a Proveedores para Direccion General. Mensualmente verificar y entegar con datos de facturación o stock.a Dirección General y a Contabilidad.( Formato 2) Reporte Mensual de compras hechas para inventario ver si falta alguna existencia o inventario que tenga mas moviemiento cada fin de mes.(formato 3 ) Plan Anual del Departamento de Compras Noviembre.de cada año. . |
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Vl. Procedimientos: Recibir requisiones con la descripcion completa, dibujo si es necesario ,firmado del Departamento de Ventas y Proyectos, generar la "orden de compra" cotizar de acuerdo a costos de proveedores ,verificarlos , pasarlos por fax y hacer confirmacion de fecha de entrega de producto de proveedor,por escrito a travez de fax.. Hacer el seguimiento de que se recibio orden de compra con el proveedor y buscar su firma y fecha del mismo .En caso de cotizar realizar siempre por escrito con 3 proveedores. Vll. Perfil del Puesto:
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Descripción de Funciones: 1).-Recibir requisición . En caso de requisición de vendedores se seguira: a).-Se puede recibir la cotización si son productos de linea, como una requisición. b).- Si son productos especiales debe de especificarse todo, y hacerse un croquis o dibujo claro y firmado, se debe de poner la leyenda, comunicarse si no se entiende.antes de pasarla al proveedor.. ç).-Antes de realizar la compra verificar si existe producto en bodega. d).-Verificar que se haya recibido el pago, a traves de la firma del Asesor. En caso de requisición para cotizar otros productos que no sean de línea comercial, por parte de la Dirección Comercial o de la Dirección General, deberá presentar cotización de 3 proveedores, especialmente si la compra lo amerita (arriba de 100 USD), para que se tome adecuada decisión.Siempre debera presentarse por escrito, o a travez de fax de proveedor.En este caso la Orden de compra vendra con firma de autorización, asi como las compras de Inventarios o Stocks. . 2)Ordenes de compra. a).- Hacer la órden de compra. b).- Pasar la órden de compra al proveedor,por fax: Verificar que se haya recibido. Anotar quien la recibe. c).- Esperar respuesta por escrito del proveedor para fecha de entrega de lo requerido. d).-Verificar costos de lista que se tiene de proveedores. e).-En productos o materiales que no son de catálogo se debe de tener por lo menos 3 cotizaciones de diferentes proveedores antes de tomar la decisión. Debe haber firma aprobatoria de la Direccion Comercial o quien delege este, esto antes de efectuar la "orden de compra"
3) Ejecutar la compra y coordinar la entrega del material y/o producto a))Hacer llamada al proveedor 2 dias antes de fecha de entrega para cerciorarse de su terminado. b)Recibir y revisar el equipo al ingreso en el almacen. Si son equipos eléctrios pedir los prueben. c) Etiquetar el equipo al ingreso en el almacen. e) Coordinar con operacion y entregar mercancia para su entrega o almacenaje f)Si el equipo no es de linea debe de nominarlo y etiquetarlo coordinando el código con la Dirección Comercial y anotando las características,
4)Proceso de selección de Proveedores a) Se debe tener lista de precios de ´al menos 2 proveedores alternos adicionales para cada tipo de producto de operación aparte del proveedor oficial. b) Realizar los convenios con nuevos proveedores por escrito, buscando optimizar las necesidade de la empresa.en cuanto a costos, calidad del material y fechas de entrega. c) Realizar visitas a proveedores. Realizar un reporte d e la visita. d) Actualizar el directorio de Proveedores.. . 5.- Seguimiento de Proveedores: a) Verificar con fecha anticipada la entrega del producto. b) Avisar al Asistente de Proyectos y Ventas el tiempo estimado de entrega y comprobante de este aviso. c) Estar en contacto con los proveedores para entrega a tiempo
Coordinar el colectar equipos de proveedores con Operación y Servicio al Cliente.
6.-Recibir equipos: a) Darles entrada a los equipos, revisandolos y que vengan en condiciones perfectas. b) Etiquetar los equipos con las claves correspondientes y fecha de entrada, Orden de compra. c)En caso de que haya equipos o productos defectuosos tendra que escribir a l proveedor o devolver de inmediato. es su responsabilidad. d) En casos de equipos de stock anotar claramente en la etiqueta y ponerle en No. de Orden de Compra. 7.-Coordinación con Contabilidad a) A travez de la oportuna captura en Megapack de las operaciones de compras. b) A travez de reportes mensuales de relacion de las órdenes de pago a proveedores debidamente especificados los documentos relacionados. (Formato de reportes No..2..). 8.-Coordinacion con Asistente de Operaciones. Delegar responsablidad de equipo y productos ingresados en bodega, a traves de firma en la Orden de compra. Una vez revisados los equipos. Coordinar la entrega(E) o Instalaciones (I)a travez de anotaciones en el pizarrón de Entregas o de Instalaciones. 9.-Pizarrón. Anotar en el pizarrón las entregas a realizarse a).-Poner datos de equipo.No de Factura .Contacto y Teléfono de entregas.Color Verde b).-Anotar en color azul si hay que colectar (C) equipos, con datos de proveedor y fecha. Previa verificacion,sera su responsabilidad si va y no estan.Confirmado por escrito con proveedor.
10) Captura en el Sistema Megapack y archivo de documentación. a) Compras efectuadas a proveedores b)Anotar : No de orden de compra, fecha realizada, No. de la factura del proveedor, fecha de l entrega, y No de la factura interna de la empresa nuestra que generó la compra. c) Archivar por proveedor las ördenes de Compra, de manera consecutiva en No. asi como en fecha,para facilitar su revisión con el departamento de Contabilidad.
11.-Captura de costos y precios en Sistema de ventas, bajo la supervisión de la Dirección Comercial
a).-Capturar nuevos costos de productos, materiales y equipos. b).-Actualizar listas de precios c).-Capturar compras diariamente. d).-Archivar documentacion de compras.
12)Programación de pagos a Proveedores a)Realizar programación de pagos de acuerdo a cronograma y políticas.Los acuerdos seran la guía b)Efectuar pagos a proveedores.Solicitar la factura correspondiente. c)Comunicar al proveedor de que facturas se paga.Darle copia de poliza de cheque si lo requiere. d)Sera su responsabilidad tener conciliada las cuentas con proveedores. y evitar confusiones. e)Realizar la conciliaciones cada fin de mes y durante la segunda quincena de >Noviembre de cada año,antes del cierre anual. Pasar documento a firma de Direccion general.
13)
Capacitarse 14)
Asistir a los cursos de capacitación. Designados. 15)
tomar
Reportes a)Realizar reporte semana de pagos a proveedores. b)Reporte mensual de Compras por Proveedor. c) Reporte semestral de productos mas vendidos. d)Reporte semanal de equipos nuevos,especiales al contador para que se considere en inventarios.Equipos y productos de stock. .
11) En Ausencias Delegara anticipadamente o coordinadamente con el Asistente de Operación y Atención al cliente. No debe desatenderse a proveedores ni las compras.
12) Ejecutar el Plan de compras Anual para el dia 25 de Noviembre.Para ser guia en el Plan Integral de la Empresa.
Organigrama En Oficina: Dirección General > Director Comercial > Compras y Logística. Misión del Puesto: Realizar las funciones administrativas para comprar los productos, materiales y equipos necesarios para el funcionamiento de la empresa, optimizando al máximo los recursos económicos para su adquisición, así actualizadas al día las listas de precios, matrices de precios, cuentas por pagar, órdenes de compra, inventarios y cotizaciones especiales. Asi como coordinar y calendarizar la recepción de equipos, materiales, entregas e instalaciones.
Objetivo del Puesto: Hacer las compras mas eficientes para el buen funcionamiento de la compañia, tener actualizadas las listas de precios,y costos, matrices de precios, cuentas por pagar, órdenes de compra, inventarios y cotizaciones especiales. Asi como coordinar y calendarizar la recepción de equipos, materiales, entregas e instalaciones. |
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Políticas Generales de la Empresa: Ir a Políticas Generales.
Políticas Específicas del Puesto: Responsabilidad: El trabajador del Departamento de Compras y Logística, tiene la total responsabilidad sobre las listas de precios, costos, calendarizacion de actividades y entregas a tiempo.Asi como la recpción de equipos y Productos , Atención a Proveedores.
Respecto Ordenes de Compra. Toda compra debera basarse en una Orden de Compra escrita, que se numerará.correlativamente. Los datos de la orden de compra deben incluir: fecha, proveedor, monto. No de factura de Proveedor y No de Factura de la empresa (nuestra) lirma de haber recibido el producto.,asi como entregado al almacén.. Toda Orden de Compra para Inventario deberá tener la autorización de la Direción Comercial o General.. Las órdenes de Compra para Inventario o Stock serán reportadas al departamento de Contabilidad. asi como enterarse al Asistente de operaciones. En caso de cotizar productos nuevos, debera tener al menos 3 cotizaciones de diferentes proveedores . Las órdenes de compra deberan archivarse de acuerdo a fecha correlativa dentro de cada proveedor. para su localización en caso de aclaraciones.
Respecto Etiquetación de Productos. La persona encargada de ccccompras debe etiquetar o supervisar las entradas de los productos,anotarse en ellos el número de orden de compra. Respecto a Pagos de Proveedores Se designará el dia Sábado a reportarse los pagos pendientes a proveedores. Para poder generarse el cheque se tendra la factura del proveedor o una copia en lo que se realiza el trámite. Los dias Martes en las tardes de 4 a 6 pm se realizarán lo pagos, se ixigirá factura original del proveedor para ello., sino se ha provisionadola factura. Compras Repetidas por error. Sera responsabilidad y sancionado con el costo del producto, si se realiza una compra repetida por error o por negligencia., esta sanción puede eliminarse al vender este producto.
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Equipos, Materiales o Servicios en Catálogo Internet: Estos deberán ser revisados de forma cuatrimestral y actualizados. proyecto que involucre equipo no enlistado en el Catálogo, deberá ser notificado al Superior Inmediato. El evaluará la factibilidad del desarrollo del proyecto con estos elementos extraordinarios y determinará la factibilidad de realizar la obra o subcontratar a otra empresa. |
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Equipos, Materiales o Servicios Fuera del Catálogo Internet: Cualquier proyecto que involucre equipo no enlistado en el Catálogo, deberá ser notificado al Superior Inmediato. El evaluará la factibilidad del desarrollo del proyecto con estos elementos extraordinarios y determinará la factibilidad de realizar la obra o subcontratar a otra empresa. |
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Renuncia Voluntaria o Liquidación: Si el trabajador renuncia o es liquidado antes de la fecha de pago de comisiones, este renunciará de forma automática a todas sus comisiones. |
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Equipos de Fabricación Especial: Se consideran dentro de esta familia los siguientes equipos, ver TurboEspeciales VentDepot. |
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Procedimientos: Prospección Vía Fax: Se deberán realizar desde el interior de la oficina, por medio de cartas presentación, enviar los f |
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Reportes: E |
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